Вместе с масштабным развитием электронного документооборота растёт количество оформленных бизнесом электронных подписей. Они являются неотделимой частью цифрового обмена документами, так как служат для заверения деловых файлов, для наделения их юридической значимостью. Два основных мотива продолжающейся цифровизации документообмена — ускорение бизнес-процессов и требования контролирующих госорганов. В этой статье уточним, зачем нужна электронная подпись для бизнеса, опишем процесс получения электронной подписи, разберём какие виды электронных подписей подходят тем или иным сотрудникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям.

Что такое электронная подпись

Это фундаментальная составляющая электронного документооборота (ЭДО), предназначенная для подписания цифровых файлов и придания им юридической значимости, равносильной собственноручной подписи на бумажных документах. Ещё одно важнейшее назначение цифровой подписи — защита электронных документов от подделки. Если в уже заверенный электронной подписью файл внести изменения, то они с лёгкостью обнаружатся, а сам файл утратит подлинность и законную силу. Также электронная цифровая подпись в процессах ЭДО служит персонализированным цифровым идентификатором владельца и является доказательством его добровольного волеизъявления в момент подписания документа. Условимся, что далее мы будем называть предмет статьи общепринятыми сокращениями: ЭП (электронная подпись); ЭЦП (электронно-цифровая подпись); КЭП (квалифицированная ЭП); НЭП (неквалифицированная ЭП).

Использование электронной подписи в бизнесе

Существует два основополагающих вида электронного документооборота, в котором участвуют коммерческие организации: ЭДО с государственными контролирующими органами (B2G-ЭДО) и ЭДО между коммерческими компаниями (B2B-ЭДО). Третий крупный вид ЭДО, набирающий популярность, — внутренний документооборот между сотрудниками одной компании. Его всё чаще называют «кадровый ЭДО» или «КЭДО». Для всех названных видов цифрового документообмена бизнесу необходима ЭЦП. Подробнее — ниже.

Для каких именно задач бизнес применяет электронную подпись

Электронные цифровые подписи для бизнеса используются в следующих ситуациях.

1. Легитимация формализованных электронных документов — для обеспечения юридической силы файлов при работе в системах электронного B2G- и B2B-документооборота. Напомним, что формализованными документами называются файлы, чьи формы, форматы и шаблоны утверждены ФНС России. Это универсальный передаточный документ, счёт-фактура, электронная транспортная накладная, акт сверки взаимных расчётов и многие другие. С их полным перечнем можно ознакомиться здесь.
2. Отчётность коммерческих компаний перед государством — обязательное заверение финансовых, бухгалтерских, налоговых и иных форм документации перед онлайн-передачей в надзорные органы (ФНС, СФР, Росстат и др.).
3. Доступ к государственным цифровым сервисам — авторизация на платформах типа «Госуслуги», подтверждение операций в системах «Меркурий» (ветконтроль), ЕГАИС (учёт алкоголя), Федресус и на множестве прочих (подробности здесь).
4. Продажи через маркетплейсы — управление продажами, включая подписание договоров и актов.
5. Электронные торги — участие в госзакупках, коммерческих тендерах и аукционах на специализированных площадках, включая Росэлторг.
6. Использование онлайн-касс — для регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники, для интернет-коммуникаций с налоговыми органами и с оператором фискальных данных (ОФД) бизнесу понадобится ЭП.
7. Работа с товаром, подлежащим обязательной маркировке — для ряда видов маркированной продукции использование ЭДО обязательно, а список таких товаров постоянно расширяется. Бизнес должен заверять электронной подписью УПД, содержащие коды маркировки. Для взаимодействия с национальной системой маркировки «Честный ЗНАК» также требуется ЭП.
8. Работа с импортным товаром, подлежащим обязательной прослеживаемости — участники оборота таких товаров должны передавать друг другу только электронные счета-фактуры и сопроводительные документы. Отчётные документы по прослеживаемым импортным товарам обязательно передаются в ФНС онлайн. Значит, без ЭЦП бизнесу не обойтись.
9. Оформление электронных транспортных накладных (ЭТрН) и путевых листов (ЭПЛ) — закон пока не обязывает работать с этими документами исключительно в цифровом виде. Но крупный бизнес уже с 2023 года активно переходит на ЭДО в сфере перевозок автотранспортом. Повсеместное распространение электронных перевозочных документов, очевидно, произойдёт в ближайшем будущем. Естественно, заверять ЭТрН и ЭПЛ нужно электронной подписью.
10. Ведение EDI-документообмена (еlectronic data interchange) — это интернет-обмен логистическими и коммерческими сведениями, используемый, чаще всего, крупными торговыми сетями и их поставщиками. EDI-сообщения не относятся к юридически значимому ЭДО. Они служат для упорядочивания, ускорения и непрерывности поставок и оплаты, а также для облегчения коммуникаций со множеством бизнес-партнёров. Как правило, системы EDI и ЭДО взаимно интегрированы.
    Перечисленные разновидности ЭДО — основные, но далеко не все, с которыми приходится работать коммерческим компаниям. Таким образом, электронно-цифровые подписи становятся таким же привычным рабочим инструментом, как шариковая ручка и компьютер.

Виды электронных подписей для бизнеса

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) формируется посредством криптографических алгоритмов и включает персональные данные владельца. Заверенный НЭП документ аннулируется при обнаружении несанкционированных правок после заверения. НЭП активно используется для внутреннего электронного взаимодействия в компаниях: например, при обмене файлами между HR-отделом и сотрудниками (при условии утверждённого регламента). Кроме того, бизнес вправе применять НЭП для юридически значимой коммуникации с партнёрами, если между сторонами заключено специальное соглашение, регулирующее порядок использования НЭП.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее защищённый и юридически полноценный тип ЭП. Её генерация осуществляется исключительно в государственно-аккредитованных удостоверяющих центрах с применением криптографических средств, прошедших сертификацию ФСБ РФ. В удостоверяющем центре КЭП записывают на токен — носитель с усиленной защитой, визуально схожий с USB-накопителем. Данный вид подписи универсален: он позволяет идентифицировать владельца и заверять документы в любых электронных системах, включая порталы государственных учреждений. В сфере B2B-взаимодействия КЭП, в отличие от неквалифицированного аналога, не требует предварительного соглашения между сторонами — её юридическая сила подтверждается автоматически.

Дифференцирование ЭЦП для сотрудников и первых лиц компаний

Отметим, что законодательство обязывает индивидуальных предпринимателей (ИП), организации и их работников использовать в служебных целях разные типы ЭЦП.

ИП и гендиректора компаний оформляют себе КЭП первого лица организации в удостоверяющих центрах, которые наделены статусом «доверенное лицо ФНС», например, удостоверяющий центр Росэлторг, или в офисах Федеральной налоговой службы.

Сотрудники частных компаний и индивидуальных предпринимателей выпускают себе КЭП физического лица в коммерческих удостоверяющих центрах.
Чтобы сотрудник во время исполнения служебных обязанностей мог заверять рабочие документы своей ЭЦП, руководитель организации должен оформить сотруднику машиночитаемую доверенность (МЧД). В доверенности указываются полномочия работника на применение им ЭЦП. Руководитель подписывает МЧД своей ЭЦП.

Процедура получения ЭЦП в удостоверяющем центре Росэлторг

1. Выберите интересующую вас ЭЦП (для физлица или для руководителя юрлица или ИП). Нажмите «Оставить заявку». Если вы получаете подпись впервые, то вам потребуется USB-токен (защищённый носитель для хранения ЭП) и лицензия на ПО «КриптоПро» (обеспечивает корректную работу подписи на ПК). После отправки данных вам откроется доступ к личному кабинету. Подтверждение с логином и паролем придёт на e-mail, указанный при заполнении заявки.
2. Оплатите услугу: в разделе личного кабинета «Мои заявки» появится счёт для оплаты. Нажмите кнопку «Оплатить» и следуйте инструкциям платёжной системы.
3. Получите ЭП. Выберите ближайший филиал удостоверяющего центра в вашем городе. Посетите офис с оригиналами документов (перечень — ниже). Готовую электронную подпись запишут на токен при личном визите.

Альтернативный способ. Можно обратиться в офис центра без предварительной заявки, в рабочее время. Возьмите с собой документы — специалисты помогут оформить ЭП с нуля на месте.

Какие документы нужны, чтобы получить электронную подпись для бизнеса

Для оформления ЭП физическим лицам, индивидуальным предпринимателям и руководителям юрлиц достаточно предъявить паспорт, СНИЛС и ИНН физлица. По желанию первые лица организаций также могут предъявить ИНН юрлица.

Сколько стоит электронная подпись

На дату публикации этого материала стоимость ЭП физлица в удостоверяющем центре Росэлторг — от 1900 ₽. Стоимость ЭП юрлица или ИП — от 1500 ₽.

Как проверить, действительна ли электронная подпись

1. В сервисе проверки удостоверяющего центра Росэлторг.
2. На специальной странице «Госуслуг».

Можно ли передать электронную подпись другому лицу

Законодательно это не запрещено. Но последствия передачи ЭП другому человеку — ответственность владельца цифрового автографа. Если вашу электронную подпись кто-то использует таким образом, что настанут неблагоприятные последствия, то у вас не получится уйти от ответственности, оправдываясь потерей ЭП. Добровольная передача электронной подписи родственникам, друзьям или коллегам категорически не рекомендуется.

Что делать, если электронная подпись утеряна

Нужно немедленно, в течение одного рабочего дня подать заявление в удостоверяющий центр, выдавший вам ЭЦП, или отозвать подпись самостоятельно — через «Госуслуги» (подробности здесь). Также следует как можно быстрее осведомить об утере ЭЦП участников онлайн-коммуникаций, в которой она применялась (контрагенты, бизнес-партнёры, коллеги, руководители и т. д.).

Развитие ЭДО и, соответственно, применения ЭЦП

Федеральная налоговая служба продолжает создавать новые форматы электронных документов для взаимодействия между хозяйственными субъектами. Например, сейчас разрабатывается электронный единый транспортный документ (см. Федеральный закон № 288-ФЗ от 08.08.2024, вступающий в силу 01.09.2025). Согласно отчёту службы за 2024 год, уже 55 % счетов-фактур оформляются электронно. Наряду с этим в 2024 году юрлица и ИП оформили 5,1 млн квалифицированных электронных подписей (в 2023 году — 4,4 млн КЭП).

23 апреля 2025 года