Электронная подпись для бухгалтерии

С появлением электронного документооборота, ЭП стала необходимостью в поиске быстрого и надежного способа заверять документы подписью уполномоченного лица. Во многих компаниях электронная подпись может быть оформлена как на бухгалтера по доверенности, так и на генерального директора. Бухгалтер, оформляя первичный документ в электронном формате, использует электронную подпись. Внутренние электронные документы – это защищенные файлы, подписанные ЭЦП и утвержденные в определенном порядке. Например, на электронном авансовом отчете нужна подпись бухгалтера или главного бухгалтера. ЭЦП бухгалтера не требуется на товарной накладной, акте приемки-сдачи работ, счете-фактуре.

Юридическую силу документу, придают не только обязательные реквизиты, регистрационный номер и дата, но и наличие ЭП. Если прописано соглашение между контрагентами, обмен документов заверяется усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной ЭП. Обмен электронными документами с контрагентами осуществляется в определенном порядке. Для разных документов этот порядок разный. Например, счета-фактуры, оформленные в цифровом виде бухгалтером, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Выдают такие ЭП только аккредитованные удостоверяющие центры. Внешние документы (например, выписка из банка или счета поставщика), кроме счет-фактур, можно отправлять контрагентам электронной почтой.

 

Как выглядит электронная подпись главного бухгалтера?

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная ЭП, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Без подписи главного бухгалтера цифровой документ не имеет силы, для него актуальны виды усиленной ЭП: квалифицированная или неквалифицированная подпись.

Применяют квалифицированную ЭП при удаленном заключении договоров, сдачи отчетности в налоговые органы, электронном документообороте с госструктурами и контрагентами, а также при участии в торгах. Обладает максимально высоким уровнем защиты и надежности. Цифровой документ, подписанный данной подписью, имеет такую же правовую силу, как и бумажный, подписанный человеком.

Усиленная неквалифицированная ЭП подходит для ведения внутреннего документооборота и обмена документами с контрагентами. С ее помощью можно получать интересующую информацию - о налогах, справочные данные, получать и оформлять официальные запросы. Имеет более высокую степень защиты, чем простая электронная подпись.

По сути, главный бухгалтер компании, обладающий ЭЦП, получает те же полномочия, что и руководитель, и их подписи равны по силе. На каждого из них выпускается персональный ключ ЭП. Неквалифицированная и квалифицированная ЭП позволяет не только отследить изменения в файле после подписания, но и получить данные о подписанте. Поставленную ЭЦП нельзя отменить. Лицо, подписывающее документ, несет ответственность за содержащиеся в нем сведения.

 

Как получить электронную подпись бухгалтеру, и какие для этого нужны документы?

Бухгалтеру или главному бухгалтеру достаточно подтвердить, что он наделен полномочиями и иметь, подтверждающий документ (доверенность) от генерального директора. Выдают электронную подпись аккредитованные Минкомсвязи РФ удостоверяющие центры. Для получения ЭЦП главному бухгалтеру необходимы следующие документы:

  • выписка из реестра юрлиц (ЕГРЮЛ/ЕГРИП);

  • гражданский паспорт (копия страниц с фотографией и пропиской);

  • доверенность, подписанная руководителем, в которой отображается факт наделения; сотрудника полномочиями на использование ЭП;

  • СНИЛС (копия).

Для формирования пакета документов вы можете воспользоваться нашим сервисом. Заказывая электронную подпись у нас, срок изготовления займет 1 день. Проверить вашу подпись, можно на сайте АО «ЕЭТП» в специальном сервисе.

Интересные статьи

Удостоверяющий центр
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) это инструмент для участия в торгах на электронных площадках и для электронного документооборота. Все действия, которые совершают участники закупок на электронных площадках, н...
Удостоверяющий центр
Электронная подпись необходима для участия в закупках, сдачи отчетности, ведения ЭДО, обращений в государственные органы и работы с гос.порталами. Сегодня широко используется три вида: усиленная квалифицированн...
Удостоверяющий центр
Квалифицированная электронная подпись (или КЭП) – равнозначна собственноручной подписи. Для формирования усиленной квалифицированной ЭЦП применяются методы криптографической защиты. С помощью ключей КЭП можно: ...