С 1 сентября 2024 г. для сотрудников организаций стало обязательным требование: заверение всех юридически значимых служебных электронных документов должно производиться только их собственной электронной подписью (ЭП физлица). Наряду с этим, при направлении таких документов необходимо в обязательном порядке прикреплять машиночитаемую доверенность (МЧД) или указать её уникальный номер, удостоверяющий наличие у сотрудника соответствующих полномочий на использование своей личной ЭП. Машиночитаемая доверенность — это файл формат «.xml». Он обязательно заверяется электронной первого лица организации-работодателя — юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Зачем вводили МЧД

Прежде функцию доверенности брали на себя электронные подписи сотрудников, содержащие реквизиты компании-работодателя. Но такая модель не гарантировала точной идентификации ответственного лица и создавала лазейки для потенциальных злоупотреблений электронными подписями. Внедрение машиночитаемой доверенности (МЧД) решает эти задачи, вводя обязательные нормы для верификации полномочий физического лица при визировании электронных документов от имени организации. Выпуск сертификатов электронной подписи (ЭП) для сотрудников, содержащих данные организации-работодателя, был прекращён удостоверяющими центрами с 1 сентября 2023 г.

Какие сведения содержатся в МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) для ФНС или для других организаций, в формате XML имеет следующую структуру:

• Заголовок документа: содержит декларацию версии XML и используемой кодировки.
• Корневой элемент: идентифицирует конкретный тип оформляемой доверенности.
• Данные доверителя: включает реквизиты юридического лица (наименование, ИНН, КПП и пр.).
• Данные представителя: содержит сведения о физическом лице (ФИО, СНИЛС, ИНН и др.).
• Перечень полномочий: может представляться через кодовые обозначения или текстовое описание делегируемых действий.
• Период действия: указывается срок, на который выдана доверенность.
• Право передоверия: фиксируется возможность/невозможность дальнейшего делегирования полномочий.
• Электронная подпись: обеспечивает юридическую значимость и целостность документа.

Ключевое преимущество XML-формата МЧД заключается в возможности автоматического считывания и обработки всех указанных данных информационными системами. Это исключает необходимость ручного ввода и существенно ускоряет процедуры проверки и верификации доверенности.

Как гендиректору и сотруднику действовать с МЧД

Напомним принцип действия машиночитаемой доверенности и порядок её применения.

1. Работник организации оформляет электронную подпись физлица в аккредитованном удостоверяющем центре.
2. Первое лицо компании (или сам работник) составляет машиночитаемую доверенность, в которой указывает доверенного сотрудника и его полномочия на действия в интересах организации с его ЭП физлица. Гендиректор заверяет МЧД своей ЭП юридического лица.
3. Сотрудник заверяет своей ЭП служебные цифровые документы и направляет их контрагентам или в госорганы, прикрепив МЧД или указав её уникальный номер — GUID (от англ. Globally Unique Identifier). Тем самым сотрудник подтверждает свои права действовать со своей ЭП, представляя интересы работодателя. 

Форматы МЧД для ФНС

Чтобы подтвердить полномочия сотрудника (представителя) налогоплательщика, налогового агента или бухгалтерской фирмы, сдающей отчётность в налоговую за несколько других компаний, есть два формата машиночитаемых доверенностей: формат 003 с полномочиями для налоговых органов и формат 5.03. Разъясним, что это за форматы и как они применяются на практике.

МЧД формата 5.03

Эта версия МЧД для ФНС действует с 10 января 2025 г. (см. Приказ ФНС Росси № ЕД-7-26/648@ от 19 сентября 2023 г.). МЧД формата 5.03 (КНД 1110310) создаётся и используется исключительно в сервисах для интернет-отчётности в госорганы, выпускаемых операторами электронного документооборота (ЭДО). Выпустить МЧД формата 5.03 в сервисе ФНС невозможно. При формировании такой МЧД не нужно вручную скачивать файл «.xml» на компьютер, заверять его ЭП первого лица организации при помощи отдельной программы, а затем и вручную же загружать файл с МЧД в распределённый реестр ФНС России. Все операции с электронной доверенностью для ФНС данного формата совершаются внутри программ для онлайн-отчётности и ЭДО с госорганами.

МЧД версии 003 с полномочиями для налоговых органов

Единая машиночитаемая доверенность формата 003 (она же EMCHD_1) создавалась сразу несколькими организациями: ФНС России, Минцифры, Федеральной нотариальной палатой, Федеральным казначейством и ЦБ РФ. Цель создания МЧД формата 003 — сделать универсальную электронную доверенность, которая служит как для онлайн-коммуникаций бизнеса с госучреждениями, так и для ЭДО между контрагентами. С каждым месяцем всё больше государственных органов переходят на единую МЧД формата 003. Это упрощает бизнесу работу с МЧД и минимизирует количество используемых форматов. На эту тему мы подробно писали здесь.

МЧД версии 003 с полномочиями для налоговых органов — это версия формата 003, но предназначенная только для наделения представителя полномочиями сдавать отчётность в ФНС и коммуницировать с налоговиками онлайн. Информационные системы ФНС стали принимать данный формат доверенностей с 1 марта 2025 г. На день размещения этой статьи пока не все компьютерные программы для электронной отчётности в госорганы, выпускаемые операторами ЭДО, поддерживают МЧД формата 003 с полномочиями для налоговых органов. Ниже рассмотрим, как создавать, заверять и регистрировать такую доверенность. 

1. Машиночитаемая доверенность для ФНС формата 003 оформляется в этом сервисе налоговой службы. Пользоваться сервисом элементарно просто — нужно лишь заполнить все поля, многие из которых заполняются автоматически, не требуя от пользователя впечатывать текст.
2. После создания XML-файл нужно скачать и сохранить на компьютер или ноутбук.
3. Затем МЧД требуется подписать ЭП первого лица организации. Для этого используется программа «КриптоПро». На финальном этапе действий в «КриптоПро» не забудьте выбрать пункт «Создать отсоединённую (откреплённую) подпись». После подписания файл с откреплённой ЭП, с расширением «.sig», автоматически сохранится в ту же папку, что и подписанный XML-файл с МЧД.
4. Наконец, файл «.xml» с созданной доверенностью и файл «.sig» с откреплённой ЭП руководителя организации нужно загрузить в распределённый реестр ФНС России.

После перечисленных шагов сотрудник компании (представитель), на которого оформлялась МЧД для ФНС, может представлять отчётность в налоговые органы по интернету, заверяя документацию собственной ЭП физлица.

Полезная информация тем, кто недавно начал работать с МЧД

Выдача МЧД внештатным представителям. Генеральный директор правомочен оформлять машиночитаемую доверенность (МЧД) на физлицо, не состоящее в штате организации. Технических и законодательных запретов на выдачу МЧД внешним представителям не существует.

Срок действия МЧД. Действующее законодательство не устанавливает максимальных временных рамок для электронных доверенностей. При оформлении МЧД на сотрудников (представителей) допустимо устанавливать любой период действия полномочий доверенного лица. Однако зафиксированный в МЧД срок не препятствует её досрочному отзыву при возникновении такой потребности.

Проверка МЧД. Подтвердить актуальность и просмотреть детали МЧД возможно через специализированный портал Единого хранилища машиночитаемых доверенностей ФНС России. Проверка осуществляется по уникальному идентификатору доверенности. Для получения информации о документе требуется ввести на сайте данный номер, ИНН доверителя (организации) и ИНН представителя. Без знания уникального номера МЧД его подбор (вычисление) является неосуществимой задачей.

МЧД при смене руководителя. Смена первого лица компании не влечёт автоматической необходимости отзыва действующих МЧД сотрудников, так как доверенности оформляются от имени юридического лица, а не от имени конкретного руководителя. Пока организация действует, её МЧД сохраняют юридическую силу. Однако, если новое руководство имеет обоснованные сомнения в решениях предшественника относительно выданных доверенностей, то МЧД, оформленные предыдущим директором, подлежат отзыву.

Добавление полномочий доверенному лицу. Внесение изменений в уже зарегистрированную МЧД невозможно. Алгоритм действий в такой ситуации:

• оформить новую доверенность, где будут чётко прописаны расширенные полномочия представителя;
• одновременно принять решение — отозвать предыдущую МЧД или разрешить представителю использовать обе доверенности (старую и новую) в зависимости от требуемого объёма полномочий в конкретной ситуации.

Окончание срока ЭП представителя. Истечение срока действия квалифицированной электронной подписи (ЭП) доверенного лица не требует переоформления или иных действий с его МЧД, если срок действия самой доверенности еще не истёк. Представителю достаточно получить новую ЭП физлица.

Поверка электронной подписи, которой заверена МЧД. Интеграция доверенностей и ассоциированных с ними ЭП в распределенный реестр ФНС России сопровождается их системной автоматической проверкой. В случае прямого получения электронной доверенности от контрагента, валидность подписи на таком документе требуется верифицировать вручную, используя для этого специальный сервис на интернет-ресурсе Федеральной налоговой службы.

Отмена МЧД доверителем. Процедуру аннулирования МЧД может инициировать исключительно руководитель компании путём подписания соответствующего распоряжения своей ЭП юрлица в системе, где доверенность была создана. Когда МЧД числится в распределённом реестре ФНС, отзывной документ направляется в этот же реестр. Аннулирование доверенности вступает в силу на следующие сутки после внесения сведений об отзыве в реестр.

Отказ представителя от оформленной на него МЧД. Законодательство (ст. 188 ГК РФ) допускает добровольный отказ представителя от доверенных ему полномочий. Инициатору отказа требуется оформить соответствующее заявление, заверить его своей ЭЦП физического лица и направить в информационную систему, содержащую МЧД. Если доверенность размещена в реестре ФНС, то воспользуйтесь для оформления отказа бесплатным сервисом и отправьте заявление через эту форму.

Как бизнесу ускорить и упорядочить работу с несколькими или со множеством МЧД

Сервис МЧД УЦ Росэлторг минимизирует трудозатраты на выдачу машиночитаемых доверенностей сотрудникам и контрагентам, автоматизируя процессы управления ими. Инструмент является единой средой для полного цикла работы с доверенностью: инициирование, подписание, регистрация, пролонгация, отзыв, архивация. Сервис оптимизирует работу с доверенностями в крупных структурах с разветвлённой сетью филиалов и предоставляет инструменты для верификации и отслеживания МЧД партнёров. Пользователям доступно конфигурирование доверенностей с индивидуальными или групповыми правами, а также пакетная обработка (регистрация/отзыв) документов за несколько секунд.

Результат внедрения МЧД

Переход к повсеместному использованию машиночитаемых доверенностей — вектор развития, заданный государством. Уже в ближайшие год-два ожидается, что для работы с госструктурами и коммерческими организациями сотруднику организации будет достаточно личного сертификата электронной подписи физического лица и единственной машиночитаемой доверенности. 

6 августа 2025 года