Если у вас свой бизнес — неважно являетесь вы юрлицом или индивидуальным предпринимателем — вы постоянно отчитываетесь о своей деятельности перед государственными органами. Большинство из них требуют предоставлять отчётность в электронном виде, а даже если нет, то предприниматели всё равно предпочитают именно онлайн-способ — так быстрее и надёжнее. В этой статье объясним, как ускорить процесс сдачи отчётности с помощью электронной подписи.

Зачем нужна электронная подпись для отчётности в 2025 году

Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, который имеет такую же юридическую силу. Для ведения отчётности необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Преимущества сдачи отчетности с КЭП

Экономия времени и средств — главное преимущество любого автоматизированного процесса. Благодаря удалённой сдачи отчётности вы, как минимум, экономите бумажном документообороте.

Сдача отчётов онлайн доступна круглосуточно, как и подтверждение совершённого действия — уведомление о том, что отчёт сдан, придёт сразу же. При этом у вас не возникнет вопросов об актуальности заполняемых форм — в сервисах доступны только действующие образцы заявлений и отчётов.

Электронная подпись используется для придания юридической значимости и для защиты подписанного документа от внесения в него несанкционированных правок.

Какие контролирующие органы принимают отчётность с КЭП

Эксперимент по представлению отчётности в налоговые органы через интернет стартовал ещё в 2000 году. На момент публикации этого материала практически все государственные контролирующие органы принимают отчётность в электронном виде. Назовём некоторые из них:

• Федеральная налоговая служба (ФНС);
• Социальный фонд России (СФР);
• Федеральная служба государственной статистики (Росстат);
• Федеральная таможенная служба (ФТС);
• Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками;
• Центральный банк Российской Федерации;
• Федеральная служба по надзору в сфере природопользования;
• Множество других учреждений госконтроля и их информационные системы.

Отметим, что с каждым годом, с каждым кварталом сокращается перечень отчётных документов, которые разрешается представлять в бумажном виде.

Электронная подпись в документообороте

КЭП — основной помощник предпринимателей при ведении бизнеса. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» она гарантирует:

• юридическую значимость документа,
• неотрекаемость от авторства,
• конфиденциальность и целостность данных.

При ведении электронного документооборота КЭП необходима — только ей вы сможете подписывать цифровые документы.

Какие формы отчётности подаются только с КЭП

Исключительно в электронном виде в Федеральную налоговую службу сдаётся бухгалтерская (финансовая) отчётность (Федеральный закон № 402-ФЗ, письма Минфина и ФНС России, ГИР БО).

Бумажная vs электронная отчётность: можно vs нельзя

1. Отчётность в ФНС

Декларация по НДС в большинстве случаев должна оформляться электронно и заверяться электронной подписью (п. 5, ст. 174 Налогового кодекса). Представлять эту декларацию в бумажном виде разрешено налоговым агентам, которые не признаются плательщиками данного налога, либо тем плательщикам НДС, которые освобождены от обязанностей по его исчислению и перечислению в бюджет (абзац 2, п. 5, ст. 174 Налогового кодекса; письма ФНС России: первое, второе). Отметим, электронную декларацию по НДС нельзя направить через личный кабинет налогоплательщика. Этот отчёт представляется в налоговую инспекцию лишь через операторов электронного документооборота (абз. 1, п. 5, ст. 174 НК РФ).

Расчёт 6-НДФЛ, если ИП или юрлицо выплачивали доход 10 физлицам и менее, — на выбор — в электронном или в бумажном виде. В прочих ситуациях 6-НДФЛ должен представляться только электронно (п. 2, ст. 230 Налогового кодекса).

Расчёт по страховым взносам (РСВ) и отчёт о персонифицированных сведениях, если ИП или юрлицо выплачивали доход 10 физлицам и менее, — на выбор — в электронном или в бумажном виде. В иных случаях оба отчёта требуется представлять в электронном виде и, конечно, подписывать КЭП (п. 10, ст. 431 Налогового кодекса; п. 2, ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Все иные декларации по налогам представляют в электронном виде:

• юрлица, относящиеся к крупнейшим налогоплательщикам;
• юрлица и ИП, у которых средняя численность персонала в прошлом календарном году превысила 100 человек;
• вновь учреждённые юрлица, включая реорганизацию, если у них больше 100 сотрудников.

2. Отчётность в СФР

Отчёт ЕФС-1 сдавать в Социальный фонд России на бумаге разрешено для юридических лиц и ИП при средней численности сотрудников (штатных и внештатных) за отчётный период не более 10 человек (пункт 2, статья 8 Федерального закона № 27-ФЗ). В прочих обстоятельствах отчёт ЕФС-1 представляется только электронно и подписывается КЭП.

3. Отчётность в Росстат

Первичная отчётность в Федеральную службу государственной статистики представляется в электронном виде без исключений (Постановление Правительства РФ от 17 декабря 2021 года № 2340). Норма распространяется на все хозяйствующие субъекты, включая малый и средний бизнес.

Как получить КЭП для сдачи отчетности в 2025 году

Условия выпуска электронной подписи зависят от юридического статуса получателя: юрлицо, физлицо или ИП.

Где выдают электронную подпись

Удостоверяющие центры и их точки выдачи — организации, уполномоченные на выдачу электронных подписей.
Однако если вы руководитель организации или индивидуальный предприниматель, то получить электронную подпись вы можете только в ФНС России или УЦ, входящем в число доверенных лиц ведомства — например, в Росэлторг. 

Документы для получения КЭП

Физлицам нужно представить внутренний паспорт, ИНН и СНИЛС.

ИП и юрлицам — внутренний паспорт, СНИЛС и ИНН физического лица. Дополнительно, по своему усмотрению, руководители юрлиц вправе предъявить ИНН юридического лица.

Где хранятся КЭП

Электронная подпись может быть на двух носителях:

• токен — флешка, на которой записан сертификат электронной подписи;
• в специальных мобильных приложениях.

Как использовать КЭП для сдачи отчетности

Подготовьтесь к сдаче отчётности заранее, чтобы в критичный момент отправки отчёта не возникло технических проблем. Установите и настройте КЭП.

Простейший способ: 

• Установите Яндекс Браузер для организаций. Он рекомендован Минцифры, в него встроен плагин «КриптоПро». Он идеально подходит для представления отчётности и электронного документооборота.
• Скачайте утилиту «Мастер установки» от Росэлторг. Запустите её и следуйте подсказкам.

Классический способ:

• Установите Яндекс Браузер для организаций.
• Установите программу «КриптоПро CSP» версии 5.00 или выше. Зарегистрируйте софт — введите номер лицензии.
• Установите драйвер для USB-токена.
• Подключите токен с ЭП в USB-порт компьютера. Откройте программу «КриптоПро CSP», перейдите во вкладку «Сервис» и нажмите на кнопку «Посмотреть сертификаты в контейнере». Отобразится окно «Сертификаты в контейнере закрытого ключа» — в нём нажмите на кнопку «Обзор», выберите ваш сертификат и нажмите «ОК», «Далее» и «Установить».

Проверьте работоспособность электронной подписи — например, протестируйте подпись на Госуслугах, создайте черновик отчёта на сайте ФНС или в других системах. 

Вопросы и ответы

Можно ли использовать одну КЭП для нескольких организаций?

Юрлицо или ИП вправе использовать только свою КЭП. Но, например, сотрудник бухгалтерской фирмы, сдающей в госорганы отчётность за несколько организаций, вправе действовать одной своей КЭП физлица, если руководители компаний-клиентов оформили на него соответствующие машиночитаемые доверенности.

Обязательно ли получать КЭП в ФНС?

В ФНС или доверенном удостоверяющем центре обязаны получать электронные подписи только руководители юрлиц или индивидуальные предприниматели.

Какая электронная подпись нужна для декларации?

Только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Неквалифицированные и простые подписи не принимаются для сдачи отчетности.

Можно ли работать без КЭП?

Нет. Если вы занимаетесь сдачей отчётности, то без КЭП не обойтись — ключевые ведомства (например, ФНС) принимают большинство отчётов только в электронной форме, а подписать их можно только КЭП.

Кто может подать отчётность, если директор в отпуске?

Не имеет значения, в отпуске директор или не в отпуске. Сотрудник, у которого есть КЭП и машиночитаемая доверенность, подписанная руководителем организации, с указанными в ней полномочиями, может представлять отчётность в контролирующие госорганы.