Что такое машиночитаемая доверенность?

Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

Требования к машиночитаемой доверенности

Как сделать машиночитаемую доверенность

Какие сведения должна содержать машиночитаемая доверенность

Что делать сотруднику с машиночитаемой доверенностью

Если кратко

Машиночитаемые доверенности должны были стать обязательными с 1 января 2022 года. Но власти отложили изменения — правила вступят в силу в 2023 году. В 2022 году руководители организаций и сотрудники могут использовать машиночитаемые доверенности по желанию. Это так называемый переходный период.

В статье расскажем, кому нужна машиночитаемая доверенность, как ее создать и использовать. Правила будут актуальны с 2023 года, но начать готовиться к изменениям лучше уже сейчас.

 

Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

В 2022 году у сотрудников будет два варианта, как получить подпись, чтобы подписывать документы организации.

По-старому

Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию.
Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности.

По-новому

Сотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передает ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны.

 

Чтобы получить подпись, сотрудники могу обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Продлевать уже выпущенные подписи удобно в корпоративном удостоверяющем центре. Также в сервисе можно следить за сроками действия сертификатов и вести реестр выданных подписей сотрудникам.

1

Требования к машиночитаемой доверенности

Требования к машиночитаемым доверенностям определены Приказом Минцифры России. Документ вступит в силу с 1 января 2022 года. Самые важные положения:

  • Формат доверенности — XML. Это означает, что система, в которую загружается такая доверенность, должна поддерживать автоматизированную обработку данных.
  • Руководитель организации или предприниматель должны подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью.
  • Система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее. Это может сделать руководитель организации или предприниматель.
  • Форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами, в которые возможно загрузить документы. Если они не установят правила, нужно применять форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

 

Как сделать машиночитаемую доверенность?

Генеральный директор компании или предприниматель должен создать машиночитаемую доверенность в формате XML. Это можно сделать в конструкторе документов 1С или в системе ЭДО.

Если система, куда вы будете загружать документы, подписанные электронной подписью, не поддерживает автоматическую обработку машиночитаемых доверенностей и визуализацию данных, вероятно, нужно использовать доверенность в формате PDF.

Готовую доверенность нужно подписать электронной подписью руководителя организации или предпринимателя в формате XMLDSIG.

Какие сведения должна содержать машиночитаемая доверенность?

  1. Наименование документа.
  2. Сведения о доверителе: предпринимателе или организации.
  3. Сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями.
  4. Дата выдачи.
  5. Срок действия.
  6. Перечень полномочий сотрудника, которые он вправе осуществлять от имени организации или предпринимателя.
  7. Коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание.
  8. Сведения об информационной системе,в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности.
  9. Номер доверенности;
  10. Указание на возможность передоверия.
  11. Электронная подпись, которой подписана доверенность.
  12. В какую систему будет загружаться доверенность — указывается по желанию.

 

Что делать сотруднику с машиночитаемой доверенностью?

Чтобы подписать документ от имени компании или предпринимателя, сотрудник должен использовать свою электронную подпись. К подписанному документу нужно приложить машиночитаемую доверенность.

 

doverennost

Если у компании большой документооборот, не обязательно прикладывать доверенность к каждому пакету документов. Можно подписать соглашение с контрагентом о том, что достаточно сделать это один раз. И указать, в какой системе хранится доверенность и как ее найти.

Если кратко

  1. С 2023 года сотрудники организаций и предпринимателей должны подписывать документы своей электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого нужна машиночитаемая доверенность.
  2. Машиночитаемую доверенность должно подписать лицо, которое может действовать без доверенности от имени юридического лица, или предприниматель.
  3. Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.

 

Электронная подпись для любых задач

В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы

Заказать подпись

Материал актуален на 28.10.2021.

 

Интересные статьи

Удостоверяющий центр
Зачем нужна программа «Криптопро CSP»? Обязательно ли использовать Криптопро CSP? Лицензия Криптопро CSP: какую выбрать? Если кратко Зачем нужна программа «Криптопро CSP»? Для безопасности и конф...
Удостоверяющий центр
Шаг 1. Выберите удобное отделение ФНС России Шаг 2. Запишитесь на прием в ФНС России Шаг 3. Подготовьте документы Шаг 4. Подготовьте токен Шаг 5. Придите в отделение ФНС России Шаг 6. Пройдите ид...
Удостоверяющий центр
Есть два варианта, как подписать PDF-документ ЭЦП: использовать модуль «Криптопро PDF» или программу «КриптоАРМ ГОСТ». О том, как подписывать документ в КриптоАРМ, мы рассказали в этой статье. Пошаговая инструк...