Электронная подпись для бизнеса: зачем нужна и как получить

Какая подпись подойдет для бизнеса

Для чего подойдет электронная подпись для бизнеса

Что нужно, чтобы подпись работала

Как получить электронную подпись для бизнеса

Если кратко

С помощью электронной подписи можно зарегистрировать бизнес без госпошлины и вести дела онлайн. О том, какая подпись подойдет для решения бизнес-задач и где ее купить — в статье.

Какая подпись подойдет для бизнеса

Разберем все виды электронной подписи и объясним, насколько они подойдут для решения бизнес-задач.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись это, например, смс с кодом доступа, логины и пароли на сайтах. Это самый незащищенный вид электронной подписи, поэтому для бизнеса она практически бесполезна.

Что нельзя делать с помощью ПЭП:

  • подписывать юридически значимые документы,
  • работать на государственных порталах, например, отправить отчет в ФНС или маркировать товары.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

С помощью такой подписи можно подтвердить личность подписанта и отсутствие изменений в документе после подписания. Ее можно использовать для обмена документами внутри организации для подписания, например:

  • договоров,
  • приказов,
  • заявлений,
  • кадровых документов,
  • документов другой организации, если вы заключили соглашение о применении такой подписи.

 

Что нельзя делать с помощью УНЭП:

  • подписывать документы с внешними партнерами без заключения соглашения о признании такой подписи и правилах ее применения,
  • участвовать в закупках: зарегистрироваться в ЕИС, подавать заявки на участие в электронных торгах, заключать закупочные контракты,
  • работать на госпорталах и в госсистемах для сдачи отчетности, маркировки, подключения онлайн-кассы.

УНЭП имеет средний уровень защиты. В отличие от ПЭП, она состоит из открытого ключа (сертификата) и закрытого ключа. При формировании этой связки используется криптошифрование. Из-за сниженных требований к безопасности подписи, она не может быть аналогом собственноручной подписи.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Является полным аналогом рукописной подписи и гарантирует юридическую силу документов. Такая подпись подходит для всех бизнес-задач, которые можно решить онлайн.

Удостоверяющие центры выдачи УКЭП должны иметь аккредитацию Минцифры и лицензию ФСБ. Получить подпись можно только подтвердив личность. Такая подпись является самой защищенной.

С помощью УКЭП можно подписать любой юридически значимый документ. Поэтому это самый подходящий вид электронной подписи для бизнеса.

 

УКЭП владельца бизнеса и работника отличаются. Руководители компаний, ИП и нотариусы должны получать подписи в ФНС России — в отделении инспекции или у доверенных лиц налоговой. Подробнее об этом — в статье. Сотрудники бухгалтерии, тендерного отдела или другие работники, которые уполномочены подписывать документы от лица компании, могут получить подпись в любом аккредитованном удостоверяющем центре, например, в Росэлторг.

С 2023 года сотрудники будут подписывать документы организации цифровой подписью физического лица и прикладывать к подписанным документам машиночитаемую доверенность. МЧД заверяет руководитель компании своей электронной подписью. Доверенность дает сотруднику право действовать от лица организации. Новые правила вступят в силу 1 января 2023 года, если переходный период не будет продлен.

 

Для чего подойдет электронная подпись для бизнеса

Расскажем, в каких сферах можно применять усиленную квалифицированную электронную подпись для бизнеса.

Для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, в коммерческих и имущественных торгах

  • Для регистрации в ЕИС Закупки. Это необходимое условие для участия в государственных тендерах.
  • Для регистрации и работы на электронных торговых площадках. Для работы на некоторых ЭТП подпись нужно дополнительно настроить. Это актуально для B2B-Center и Фабрикант. Подпись можно настроить самому или обратиться за помощью в удостоверяющий центр, выдавший подпись.
  • Для обмена документами и подписания контрактов. В случае выигрыша стороны подписывают договор и обмениваются документами по ЭДО.

Для подписания бухгалтерских и налоговых отчетов

С помощью УКЭП можно подписывать любые отчеты и декларации, которые можно подавать онлайн.

  • Декларация по НДС — отчет по всем операциям, облагаемым НДС.
  • Декларация 6-НДФЛ — отчет о выплаченных физлицам доходах и удержанном с них НДФЛ.
  • Годовая бухгалтерская отчетность.
  • Расчеты по страховым взносам — отчет о взносах за сотрудников на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
  • Отчеты о стаже и трудовой деятельности — информация об отработанном периоде по каждому работнику, сдается в ПФР.
  • Отчеты за травматизм сдаются ежегодно в ФСС и др.

Для подписания кадровых документов

Усиленная квалифицированная ЭП подойдет для КЭДО. С ее помощью кадровики смогут подписывать:

  • трудовые договоры,
  • ученические договоры,
  • договоры о материальной ответственности,
  • приказы о применении дисциплинарного взыскания.

Для обмена документами по ЭДО

УКЭП подойдет для заключения договоров с контрагентами и подписания документов внутри организации.

Для работы с маркированными и прослеживаемыми товарами

  • Для регистрации в информационных системах: ЕГАИС, ФТС, Честный знак, Меркурий;
  • Для подписания накладных (в том числе маркированных), счетов-фактур, УПД, отчетов о прослеживаемости.

Прослеживаемый товар — определенная категория товаров, ввозимых из-за границы. К этим категориям относятся, например, холодильники и морозильники, стиральные машины, детские коляски и кресла, некоторые виды спецтехники.

Маркированный товар — это товар с уникальным идентификатором, нанесенным на упаковку. Чаще всего такой идентификатор выглядит как QR-код. Он помогает отследить путь товара от производства до продажи или списания. К маркированному товару относятся, например, лекарства, молочная продукция, обувь, табак.

Для получения услуг и изменения данных на Госуслугах

С помощью цифровой ЭП можно:

  • зарегистрироваться как ИП или открыть ООО,
  • добавить филиалы и представительства в учетную запись компании на Госуслугах,
  • внести изменения в ЕГРИП или ЕГРЮЛ,
  • подать заявление в налоговую на получение патента.

 

Что нужно, чтобы подпись работала

  • Сертификат электронной подписи — файл, который подтверждает, что подпись принадлежит владельцу. Его можно записать на физический носитель или хранить на телефоне.
  • Носитель — токен, который напоминает USB-флешку. Для работы в ЕГАИС и дистанционного банковского обслуживания подойдет только токен, сертифицированный ФСБ России. Для других задач можно использовать любой. Токен можно купить в удостоверяющем центре. Также подпись можно хранить на телефоне или в планшете. Такая электронная подпись называется облачной. Она работает через мобильное приложение myDSS 2.0.
  • Лицензия КриптоПро — нужна для создания и проверки подписи. Без нее не получится подписать документ. Лицензию можно купить в удостоверяющем центре.

 

image2

 

Как получить электронную подпись для бизнеса

В схеме рассказали, как получить электронную подпись руководителю бизнеса и сотрудникам.

image1

 

Электронные подписи для генеральных директоров и ИП

Получите подпись на 15 месяцев в ДУЦ ФНС России

Заказать комплект

Если кратко

  1. Для решения бизнес-задач нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. С ее помощью можно подписывать документы в ЭДО, участвовать в госзакупках и коммерческих тендерах, отправлять финансовую отчетность, работать с маркировкой и прослеживаемым товаром.
  2. Усиленная неквалифицированная подпись подойдет только для ЭДО внутри организации, в том числе кадрового. Также подпись можно использовать для обмена документами с партнерами из других компаний, если заключите соглашение об этом. УНЭП — менее защищенная подпись.
  3. Простая электронная подпись не подойдет для ведения бизнеса — слишком низкая степень защиты и ограниченные сферы применения.
  4. Чтобы усиленная квалифицированная электронная подпись работала, нужно купить токен для записи сертификата и лицензию КриптоПро. Подпись можно хранить на телефоне или планшете, тогда токен не понадобится. Такая подпись называется облачной.
  5. Подпись руководителя отличается от подписи сотрудника. Руководитель может получить свою подпись только в налоговой или у доверенных лиц ФНС России. Электронную подпись сотрудника можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

 

Статья актуальна на 27.09.2022

Интересные статьи

Удостоверяющий центр
Для работы на электронных торговых площадках, взаимодействия с государственными органами, а также использования сервисов по раскрытию информации необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись,...
Удостоверяющий центр
Государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ) – это крупная  площадка, на которой можно найти самую актуальную информацию  о работе компаний, работающих в сфере ЖКХ,...
Удостоверяющий центр
Сдавать отчетность в госорганы необходимо  индивидуальным предпринимателям, юридическим и физическим лицам. Переход на электронный документооборот упрощает многие процедуры, например, подавать отчетность м...