Зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) можно при личном посещении ФНС или в режиме онлайн, в последнем варианте необходимо наличие электронной подписи. После этого заключается договор с ОФД (оператор фискальных данных). Для онлайн кассы нужна квалифицированная электронная подпись, именно она имеет максимальную степень защиты и надежности. КЭП применяется для:
- сдачи отчетности в контролирующие органы (например, ФНС);
- регистрации/перерегистрации онлайн касс;
- для электронного обмена данными с ИФНС (бухгалтерская и налоговая отчетность);
- подписания/расторжения договора с ОФД;
- подписания финансовых документов (отражены денежные операции).
Сертификат ключа можно оформить либо на руководителя компании, либо на ИП. ЭЦП действует 12 или 15 месяцев.
Для получения КЭП нужно обратиться в доверенный удостоверяющий центр ФНС России. УЦ должны иметь лицензию ФСБ России и в соответствии со (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ) выдавать соответствующие сертификаты ЭП.
Под ККТ (контрольно-кассовая техника) или онлайн-кассой понимают устройство с фискальным накопителем или чипом. После каждой проведенной финансовой операции, все данные с чеков передаются в ФНС и готовые чеки отправляются покупателям в режиме онлайн в соответствии с последней редакцией (закона 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»). Чек можно увидеть в личном кабинете или по смс в виде ссылки с переходом на ОФД.
Преимущества онлайн касс:
- соответствие 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»;
- быстрая, безошибочная и надежная передача данных в ФНС в режиме реального времени;
- снижается кол-во налоговых проверок, так как поступающая информация прозрачна и отображается в электронном формате;
- возможность работать удаленно;
- возможность отправки электронного чека покупателям (даже в случае утери чека, его можно восстановить).